Auditsicheres Lizenzmanagement

HARTL GROUP setzt auf Auditsicheres Lizenzmanagement

Ende 2013 war die HARTL GROUP in der glücklichen Situation, steigende Hosting-Umsätze zu akquirieren und im Hosting-Geschäft ordentlich wachsen zu können. Die damit verbundenen organisatorischen Anforderungen und Reportingaufgaben für die Lizenzgeber stellten den Service Provider aber vor fast unlösbare Probleme. Zu einem Hosting gehört auch ein rechts- und auditsicheres Lizenzmanagements.

Ohne ein konsequentes und lückenloses Lizenzmanagement ist ein wirtschaftliches und auch rechtssicheres Wachstum nicht möglich. Betrachtet man die steigenden Auditierungen der Softwarehersteller mit oft unklaren und undefinierten Anforderungen, wird das Problem schnell sichtbar. Hier waren detaillierte Aufzeichnungsverfahren und damit verbundene Prozesse notwendig, damit das Verhältnis zwischen Hosting-Einnahmen und den Ausgaben für Verwaltung und Controlling in einem wirtschaftlich vernünftigen Rahmen ablaufen konnte. Das Mehrgeschäft hätte sich sonst schnell in ein Minusgeschäft verwandeln können. Natürlich bestand kein Zwang, seinen Schwerpunkt auf Controlling und Reporting zu legen.

Auditsicheres Lizenzmanagement

Wie lässt sich Verwaltungsaufwand im Rechenzentrum reduzieren?Quelle: HARTL GROUP.

„Aber wissen wir, was mit unserem Unternehmen passiert, wenn man nach einem Audit Unsummen an Nachzahlungen leisten muss, nur weil man die Daten nicht so aufgezeichnet hat, wie es der Hersteller fordert? Die Risiken, die hier enthalten waren, wollten wir damals einfach nicht tragen und hätten deshalb lieber auf das Mehrgeschäft verzichtet, als in eine so unsichere Zukunft zu investieren,“ sagt Peter Hartl, Geschäftsführer der HARTL GROUP.

Die Ausgangslage: 30% der Arbeit fließt in Verwaltung und Controlling

Auf der anderen Seite kam es auch immer wieder mal vor, dass Leistungen die man seinen Kunden bereitgestellt hatte, nicht richtig verrechnet wurden, da die Kommunikation zwischen Technik und Verwaltung immer wieder fehleranfällig war. Dies hatte nichts mit fehlerhafter Organisation zu tun, die entsprechenden ISO-zertifizierten Prozesse waren ausreichend und übersichtlich definiert. Nein, das Lizenzthema im Hosting selbst ist so komplex, dass sich hier zwangsläufg immer wieder Fehler einschleichen mussten.

„So kam es schnell mal vor, dass wir zwar Lizenzen an einen Softwarehersteller reportet hatten, diese aber nicht an den Kunden weiterverrechnet wurden. Nach unseren damaligen Erfahrungen erforderte der Verwaltungs- und Controlling-Aufwand und die damit verbundenen Prozesse mehr als 30 % des Gesamtaufwands in unserem Hostingbusiness. Dieser Prozentwert hätte sich mit steigendem Business eher verschlechtert als verbessert. Aufgrund dieser Fakten entschlossen wir uns Anfang 2014 zur Einführung von CPL24,“ so Hartl.

Kosteneinsparungen mit CPL24

Nach einer Implementierungsphase von ca. 1 Woche konnten die HARTL GROUP alle zuvor genannten Probleme und Risiken aus der Welt räumen und unsere dadurch frei gewordenen Kapazitäten endlich für Vertrieb und Kundenbetreuung einsetzen. Die früher sehr aufwendigen Verwaltungsaufgaben wie Kundenverrechnung, Aufzeichnung und das Reporting konnten mit der Einführung der CPL24 umgehend auf ein zu vernachlässigendes Maß reduziert werden. Die Integration in bestehende Prozesse, weitgehende Automatisierung und integriertes Controlling sowie Erhalt historischer Daten waren sofort gegeben. Die Ausgaben für die Einführung und laufenden Lizenzkosten hatten sich schnell amortisiert, da auch die Lizenzkosten an das Geschäftsvolumen gekoppelt sind und nur in der Höhe anfallen, die auch dem Hostingvolumen entspricht.

Auditsicheres Lizenzmanagement

Das Rechenzentrum der HARTL GROUP. Quelle: HARTL GROUP.

Die Gesamtkosten von CPL24 konnten durch die Einsparungen des manuellen Mehraufwands sofort kompensiert werden. Wenn man alle Ausgaben und Einsparungen bewertet, konnten der Hoster dadurch eine nicht unerhebliche Kosteneinsparung erreichen. Dies steigerte nicht nur unsere Marge, wir können endlich ohne Mehraufwand wachsen und haben trotzdem die Sicherheit, bei einem Audit nicht plötzlich vor unerwarteten Überraschungen zu stehen.

Audit bestätigt Erfolg der Lösung

 

„Dies wurde uns im Übrigen bei einem externen Audit im April 2014 bestätigt. Alle durch CPL24 eingeführten und verwalteten Prozesse führten zu einer ausgeglichenen Lizenzbilanz. Man bescheinigte uns sogar, dass unsere Aufzeichnungslogik genauer ist als die des Auditors. Wir setzen CPL24 aktuell mit allen Zusatzmodulen wie CRM, ERP, Kundenportale, SLA-Verwaltung und Softwaredevelopment ein. Bis Ende 2015 wird CPL24 auch alle unsere technischen Prozesse im Rechenzentrum bis zu 80 % automatisieren. Lassen Sie es mich auf den Punkt bringen: Es ist schön, wenn man nicht mehr mit organisatorischen Aufgaben Zeit verschwendet und sich wieder den Dingen widmen kann, die auch das Unternehmen nach vorne bringen. Den übrigen ‚lästigen und zeitaufwendigen Kram‘ überlassen wir jetzt CPL24.“



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